תשכחו מהניירת! כל מה שצריך לדעת על חתימה דיגיטלית בעסק

נסו לחזור כמה שנים אחורה ולהיזכר איך נראו משרדי עו"ד, רו"ח, פרסום או כל משרד עסקי אחר. הררים על הררים של קלסרים, ניירות, חוזים ומסמכים. באותם משרדים היה חדר שלם שהוקצה לטובת שמירת שלל המסמכים שנדרשו עבור כל לקוח, ומשימת התיוק צרכה זמן רב מהעובדים.

תודה לאל, ימי הפקסימיליה מאחורינו ובשנים האחרונות, עם העלייה באימוץ של פתרונות דיגיטליים מתקדמים לעסקים כמו חשבוניות במייל, עולה גם השימוש במערכות חתימה אלקטרונית המאפשרות לבעלי עסקים ומנהלים לחתום על מסמכים מסוגים שונים באופן דיגיטלי מבלי הצורך להיפגש פיזית, להדפיס את המסמך, לסרוק ולתייק, כדי לחתום עליו ידנית. התהליך כולו נעשה דרך מחשב, טאבלט או סמארטפון, והמסמך המתקבל הוא חוקי לגמרי וקביל בבית המשפט.

מערכת חתימה דיגיטלית מאפשרת לחתום על מרבית המסמכים המשפטיים ולמעשה מייתרת כמעט לחלוטין את הצורך להשתמש בחתימות ידניות. כרטיס חכם הכולל חתימה אלקטרונית המקושרת לתוכנת החתימה מאפשר לחתום בחתימה מאומתת ומאושרת שלא ניתנת להכחשה ולזיוף, מה שמעניק שקט נפשי ללקוחות וספקים המקבלים מסמכים חתומים.

עבור חברות המוציאות עשרות, מאות או אפילו אלפי מסמכים חתומים מידי חודש (למשל חשבוניות וקבלות ללקוחות), חיתום על ידי תוכנת חתימה דיגיטלית היא האופציה החסכונית והמהירה ביותר.

בנוסף, המסמך והחתימה יוצאים ברורים וקריאים, ואין צורך להדפיס את המסמך כך שאין חשש לירידה באיכות בעקבות סריקות חוזרות. אפשר לשמור את המסמכים אלקטרונית ולכן אין צורך בארכיון פיזי מסורבל, וכאשר צריך למצוא מסמך, קל לשלוף אותו מהמאגר באמצעות חיפוש פשוט.

כל זה מקצר משמעותית את הזמן שלוקח להחתים מורשים על מסמכים, מקל על שליחתם, חוסך את הצורך בתיוק והחזקת ארכיונים וכמובן חוסך משמעותית בנייר ודיו, מה שלא רק מפחית את הוצאות התפעול אלא גם תורם לשמירה על איכות הסביבה.

• מערכת חתימה דיגיטלית פנים ארגונית - בנוסף לחתימה על מסמכים היוצאים מן הארגון ללקוחות וספקים, ניתן, כמובן, להשתמש בחתימה דיגיטלית גם לחתימה על מסמכים פנים ארגוניים. ניתן לחתום על מסמכים כגון טפסי 101, חוזי העסקה לעובדים, אישורים רבים ושונים כולל תוכניות עבודה, אישור להזמנת ציוד, מסמכים שונים של מחלקת משאבי אנוש, "טופס טיולים", סיום העסקה לעובדים ועוד.
• שימוש בחתימה דיגיטלית והזדהות במערכות ממשלתיות - חברות וגופים רבים שפועלים מול מערכות ממשלתיות נעזרים בחתימה הדיגיטלית דרך כרטיס חכם כאמצעי הזדהות וכניסה למגוון ממשקים ממשלתיים כמו מערכות הדיווח של מע"מ, מערכת נט המשפט, מערכת שע"מ החדשה, שער עולמי עבור יבואנים וסוכני מס, פורטל הספקים של משרד האוצר, מערכת "אותות" לסוכני ביטוח, עבודה מול מכון התקנים, הגשת מכרזים עבור ספקים של משרד הביטחון, רשם הפטנטים, רשם החברות ועוד גופים רבים.
• באמצעות המערכת ניתן להשתמש בטפסים מקוונים באתרי הממשלה השונים, להגיש מסמכים לרשויות באימייל ללא צורך לשלוח מסמכי מקור, ולעבוד מול מערכות וגורמים רבים ושונים בצורה נוחה, מהירה ויעילה.

חתימה היא סימן זיהוי ייחודי של אדם. במערכת החתימה הדיגיטלית, החתימה בעט על גבי נייר מוחלפת במידע אלקטרוני המקושר למסמך החתום. כיוון שזהות החותם מאומתת על ידי צד ג', היא אינה ניתנת להכחשה וזיוף ודינה כחתימה ידנית. פעמים רבות החתימה הידנית נראית כשרבוט ולא ניתן, באמת, לשייך אותה לאדם כזה או אחר וכך היא לא "נועלת" את הקובץ הדיגיטלי לשליחה לנמען.

חוק החתימה האלקטרונית (2018) מבאר את הנושא: "חתימה הנה מידע אלקטרוני או סימן אלקטרוני, שהוצמד או שנקשר למסר אלקטרוני".

בתחומי הגדרה זו נכללות צורות רבות ומגוונות של חתימות אלקטרוניות שאינן מספקות בהכרח לזיהוי החותם או לווידוא שלמותו של המסר החתום, ולכן לא נקבעו בחוק חזקות משפטיות לשימוש בחתימה מסוג זה.

כך, למשל, ניתן למנות את מנגנון החתימה הנפרדת - אלגוריתם חתימה דיגיטלית שבו החתימה מוצמדת למסמך כקובץ נפרד כשהמסמך עצמו יכול להיות קריא. מנגנון זה מחייב קבלת המסמך המקורי כקלט לצורך אימות החתימה. דוגמא נוספת היא מנגנון חתימה מבוררת - מנגנון זה מחייב מעורבות של צד שלישי נאמן גם בתהליך החתימה וגם בתהליך האימות.

סוג בטוח יותר של חתימה אלקטרונית הוא חתימה אלקטרונית מאובטחת המופקת ע"י צמד מפתחות שקיים ביניהם קשר ייחודי, כשאמצעי החתימה הוא מפתח פרטי שנשמר בסוד ע"י בעליו ואילו האמצעי לאימות החתימה הוא מפתח ציבורי שניתן לפרסמו ברבים.

קיבלתם מסמך לחתום עליו? כך תדעו אם החתימה הדיגיטלית מאובטחת
על מנת שחתימה אלקטרונית תוכל להיחשב כחתימה מאובטחת עליה לעמוד בתנאים שנקבעו בסעיף 1 לחוק:

• היא ייחודית לבעל אמצעי החתימה.
• היא מאפשרת זיהוי לכאורה של בעל אמצעי החתימה.
• היא הופקה באמצעי חתימה הניתן לשליטתו הבלעדית של בעל אמצעי החתימה.
• היא מאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר האלקטרוני לאחר מועד החתימה.

תנאים אלו נועדו להבטיח זיהוי נכון של החותם, לקשור בין החותם ובין אמצעי האימות, ולוודא את שלמותו של המסר החתום.

בשל רמת הוודאות הגבוהה יותר של החתימה המאובטחת, נקבע בחוק כי חתימה זו תהיה קבילה בכל הליך משפטי, כראיה, לכאורה, שהחתימה היא של בעל אמצעי החתימה והמסר האלקטרוני הוא זה שנחתם ע"י בעל אמצעי החתימה.

יחד עם זאת, לחתימה מסוג זה יש גם חיסרון. מקבל המסר החתום לא יודע אם היא אכן מאובטחת ולכן החוק מציע לצרף לחתימה זו אישור כי היא מאובטחת ומגדיר סוג נוסף של חתימה אלקטרונית הקרוי חתימה אלקטרונית מאושרת. כך, שני הצדדים יודעים כי החתימה היא מאובטחת.



זאב שטח הוא מייסד חברת קומסיין