חשבתם שמעקב אחר העובדים ישפר את הביצועים? מחקרים מוכיחים את ההפך

עבודה מהבית ועבודה היברידית כאן כדי להישאר. במקום להחזיר את העובדים למשרד, חברות ברחבי העולם משקיעות מיליונים בחוויות עובד דיגיטליות (Digital Employee Experiences או בקיצור DEX), שמפחיתות חיכוכים ומשפרות את ביצועי העובדים. זה כולל מערכות משאבי אנוש, כלים לשיחות וידאו, תזרימי עבודה ועוד. במקביל, המעבר לעבודה מרחוק עודד חברות לאמץ טכנולוגיות ריגול (Spyware) למעקב אחר הפרודוקטיביות של עובדים. על אף שלחברות רבות יש הצדקה לפקח על עובדים באופן דיגיטלי, השלכות אתיות ומשפטיות מטילות את האפקטיביות של הפרקטיקה הזאת בספק.

תוכנות לניטור ומעקב עובדים כוללות בדרך כלל צילומי מסך לאורך היום, רישום של הקשות מקלדת והקלקות עכבר, ניתוח תדירות ומשך העבודה ומעקב אחר השימוש באתרי אינטרנט. חברות מיישמות את כלי הפיקוח הללו כדי לדעת כיצד העובדים מבלים את זמנם, למדוד את מידת הפרודוקטיביות שלהם, ולהגן על האינטרסים של העסק. ואולם, אף אחת מהמדדים הללו לא מתייחס למה שחשוב באמת: התוצאות, איכות העבודה, והשגת היעדים.

למרבה האירוניה, נתונים מתוכנות רוגלה הם מדד גרוע לפרודוקטיביות, משום שהם אינם לוכדים את העבודה החשובה שמתרחשת מחוץ למסך. כך למשל, עובדי קופה שנדרשו לסרוק מוצרים במהירות טענו כי הדבר בא על חשבון שירות לקוחות אדיב וסבלני, ועובדים שנדרשו להראות פעילות תכופה במחשב מצאו את עצמם מקליקים בעכבר שלא לצורך. אין ספק שזה מחטיא למטרה, אבל כשחברות בוחרות לקצץ בשכרם של עובדים לפי שעה על סמך נתוני הרוגלה, בשל הפסקות שגרתיות שלקחו במהלך יום העבודה, מה הפלא שבמקום להביא תוצאות הם עסוקים בהישרדות?

מנהיגים של חברות מודאגים מנושא הפרודוקטיביות. למרות ש-87% מהעובדים דיווחו למיקרוסופט שהם פרודוקטיביים יותר בעבודה מהבית, 85% מהמנהלים אמרו שבשל המעבר לעבודה ההיברידית, הם מתקשים לדעת האם העובדים פרודוקטיביים.

בשם הפרודוקטיביות, 78% מהמעסיקים משתמשים בטכנולוגיות מעקב, וזה למרות שמתוכם, 83% מודים בכך שזה לא אתי. מאותו הסקר עולה כי 43% מהעובדים המרוחקים מרגישים שמעקב עובדים מפר את אמונם; 59% חשים חרדה; 26% מרגישים טינה, ו-28% מרגישים לא מוערכים כשהם נתונים תחת מעקב.

פיקוח מסוג זה פוגע ביחסים עם העובדים וגורם להם לשקר, לרמות, או להעמיד פנים שהם עובדים. על פי סקר של גארטנר מ-2021, עובדים במעקב נוטים כמעט פי שניים לעסוק בזיוף. סקר נוסף מצא כי עובדים תחת מעקב מבלים יותר משעה באינטרנט בכל יום בממוצע, רק כדי להיראות על ידי עמיתים ומנהלים.

חוקרים גילו השפעות פרדוקסליות רבות של מעקב אחר עובדים. עובדים מפוקחים נוטים לעסוק יותר בהתנהגויות שליליות, כולל פגיעה וגניבה של רכוש ממקום העבודה, הפסקות לא מאושרות, התעלמות מהוראות, עבודה בקצב איטי מכוון והאשמת אחרים במעשיהם. אם זו לא התפטרות שקטה אז אני לא יודעת מה כן.

בסקר של חברת Morning Consult, כמעט 60% מעובדי הטכנולוגיה אמרו שידחו הצעות עבודה אשר מפוקחות באמצעות אודיו או וידאו כדי לאכוף פרודוקטיביות. בערך מחצית היו עוזבים את מקום העבודה שלהם אם המעסיק היה מחליט להשתמש במעקב אודיו ו/או וידאו, זיהוי פנים, מעקב אחר הקשות או צילומי מסך.

ברמה המנטלית, עובדים רוצים להרגיש מוערכים. הם רוצים להרגיש שסומכים עליהם ונותנים בהם אמון. הם רוצים להרגיש זאת גם בימים שהם פחות פרודוקטיבים וגם כשהם עושים טעויות. כשהם לא מרגישים זאת, המוטיבציה יורדת והתסכול עולה.

ברמה הטכנית, עובדים רוצים שתהיה להם חוויית עובד טובה אשר מקיפה את כל ההיבטים של האינטראקציה שלהם עם טכנולוגיה, כולל איכות, קלות שימוש ואמינות, הכלה, נגישות והיבטים אחרים של חוויית משתמש.

בשונה מכלי מעקב, DEX משפרות את הפרודוקטיביות בכך שהן מנטרות דברים כמו ביצועי מכשיר, מהירות רשת, קריסות של אפליקציות וכדומה. הן משתמשות בנתונים אלה כדי לשפר את החוויה הטכנולוגית של עובדים, מוצאות ומתקנות בעיות לפני שהן גורמות לעיכובים ותסכול. במקביל הן עוקבות אחר סנטימנט העובדים - ולא אחר העובדים עצמם - לגבי חוויות המשתמש, כדי לשפר אותן ללא הרף מאחורי הקלעים.

בסקר של חברת המחקר 1E שבחן את נושא הפרודוקטיבית בעבודה מהבית, כ-90% מהעובדים אמרו שיש מקום לשיפור החוויה הדיגיטלית בחברה בה הם עובדים; 82% אמרו שהפתרון המושהה של בעיות טכניות מאט את העובדים; ו-68% אומרים שלחוויות עובד דיגיטליות יש רמה גבוהה או קריטית של השפעה על הכנסות החברה. מעסיקים המעוניינים לשפר את ביצועי העובדים שלהם יפעלו בחוכמה אם ישקיעו ב-DEX ולא בכלי ריגול ומעקב. בהמשך ישיר לכך, מערכות לניהול משימות בצוותים מרוחקים דוגמת Monday ו-Asana יעזרו לכם להישאר בעניינים כאשר הפוקוס הוא לא על הספק שעתי אלא על תוצאות והישגים.

אם אין מנוס מלנהל מעקב דיגיטלי אחר העובדים שלכם, מוטב שתעשו את זה כמו שצריך. הנה כמה טיפים שיעזרו לכם לצמצם סיכונים ולשמור על יחסים טובים עם העובדים שלכם.

לעולם אל תנטרו עובדים בסתר
שיטת הניטור שנחשבת הכי לא אתית, וברוב המקרים אף לא חוקית, היא ניטור עובדים ללא ידיעתם או הסכמתם. פרקטיקה זו נחשבת חוקית כאשר מעסיקים חושדים ברשלנות, ורוצים לתפוס עובדים על חם. עם זאת, חברות שסתם רוצות לפקוח עין על העובדים שלהן מבלי לספר להם עלולות לעמוד בפני השלכות משפטיות חמורות.
כדי להימנע מכך, על העובדים לדעת שהם מנוטרים ולשם כך יש ליצור מדיניות ניטור ברורה, לרבות טופסי הסכמה שיסבירו בפירוט על מה אתם הולכים לפקח, אילו נתונים אתם הולכים לאסוף, כיצד תשמרו אותם ומי יוכל לגשת אליהם.

נהלו מעקב רק בשעות העבודה
זה לא נדיר שעובדים משתמשים במחשבים הניידים העסקיים שלהם לעניינים אישיים בזמן שהם בהפסקה או לאחר שהמשמרת שלהם נגמרת. מי שמשתמש בתוכנות מעקב בשעות אלה עלול לתעד נתונים אישיים רגישים שעלולים להשפיע עליו משפטית. כדי להימנע מהבעיה, יש לאסור שימוש במחשבים ניידים בבעלות החברה לשימוש אישי, או לאפשר לעובדים לכבות את כלי המעקב כשהמשמרת מסתיימת או בזמן שהם בהפסקה. זה גם יגרום לעובדים להיות רגועים יותר לגבי הניטור שכן תהיה להם שליטה מלאה על התוכנה ועל מה שהיא מנטרת.

הימנעו מאיסוף נתונים אישיים
רוב תוכנות ניטור העובדים מגיעות עם תכונת צילום מסך אשר מופעלת באינטרוולים לבחירת המעסיק. זה יכול להיות כל חמש דקות או כל שעה. התוכנות היותר פולשניות יאפשרו להקליט את המסך בוידאו ויעקבו אחר הקשות מקלדת ועכבר. למרות שצילומי מסך משמשים כהוכחה לעבודה, צילום בזמן לא נכון, למשל כשהעובדים גולשים במדיה החברתית או נכנסים לחשבון הבנק שלהם, פירושו שאתם אוספים נתונים אישיים שאינכם רוצים להחזיק בהם. לשם כך, חלק מתוכנות המעקב מציעות אופציה להגביל את צילומי המסך רק לאפליקציות ואתרי אינטרנט שקשורים לעבודה.

השתמשו בנתונים שאספתם כדי לשפר תהליכים עסקיים
שימוש אתי בתוכנת ניטור עובדים מוגדר לא רק על ידי אופן איסוף הנתונים, אלא גם על אופן השימוש בהם. מי שמשתמש בכלי מעקב רק כדי לרגל אחרי עובדים פשוט מבזבז את זמנו. כדי באמת להפיק מהם את המיטב ולשמור על המוטיבציה של העובדים, נדרשת תכנית מדויקת. שאלו את עצמכם למה בעצם אתם רוצים לפקח על העובדים שלכם, אילו נתונים אתם צריכים, וכיצד תשתמשו בהם כדי להשיג את היעדים שלכם. לדוגמה, אם אתם משתמשים בתוכנת ניטור כדי להגביר את הפרודוקטיביות של הצוות, ודאו שיש לכם מדד פרודוקטיביות אמין (רוב התוכנות מחשבות זאת באופן אוטומטי) ואז במקום לחפש אשמים, בחנו מה גורם לפרודוקטיביות לעלות או לרדת. האם זו העובדה שמבזבזים יותר מדי זמן בפגישות? האם העובדים מבלים יותר זמן מהנדרש במדיה החברתית? מצאו את הבעיות הגורמות לצווארי בקבוק והתמודדו איתן באופן נקודתי באמצעות שיחה ישירה עם העובדים.