הרמת כוסית בעבודה: כך תפיקו אירוע מוצלח בלי לאבד את הראש

חשבו מי הקהל שלכם ומי חשוב לכם שיגיע. הרמת כוסית המיועדת רק לעובדי החברה, לא דומה להרמת כוסית שאליה מוזמנים גם ספקים, לקוחות או אורחים נוספים. הרכב הקהל הוא קריטי להבנת האווירה שאתם רוצים ליצור באירוע שלכם. האם תעדיפו מפגש חברתי קליל שבו כל עובדי החברה נהנים מכמה רגעים של ביחד, או אירוע מעונב יותר, שבו הלקוחות שלכם יקבלו תצוגת תכלית מרשימה של החברה?

ההבדל טמון בהרכב הקהל שבניתם. לעיתים, יש אפשרות לשקול לפצל את הרמות הכוסית, ולערוך הרמת כוסית אחת עם העובדים באווירה קלילה יותר, ועם הלקוחות באווירה עסקית קצת אחרת. גם כמות הקהל היא פקטור משמעותי שיש לקחת בחשבון. הרמת כוסית לעשרות עובדים אינה דומה להרמת כוסית שמיועדת למאות אורחים, לא בהיבט התקציבי ולא בהיבט התוכן.

בחרתם את הרכב הקהל באירוע ואת כמות הקהל? מצוין. החלו בתכנון התקציבי של הרמת הכוסית שלכם. התקציב יהיה עוגן עבורכם כדי שתוכלו בהמשך לבחור נכון את המקום, הכיבוד והתוכן. לכן חשוב כבר בשלב ההתחלתי לתכנן ולהציב גבולות גזרה.

התוכן, כידוע הוא המלך, ואת הברכה המרגשת של המנכ"לית או הסמנכ"לית סביר להניח ששמעתם כבר בשנים קודמות, בגרסה זו או אחרת. נצלו את הרמת הכוסית כדי לצקת תוכן מיוחד, שונה ואחר שייתן להרמת הכוסית עומק ויהפוך אותה לכזה שזוכרים גם בשנים הבאות. תוכלו כיום לבחור בין הרצאה מעניינת, הפעלה מגבשת או מרגשת, הופעת אמן, סטנדאפ המותאם לעובדים, או כל אופציה אחרת שעולה על דעתכם.

הקפידו לבחור את תוכן האירוע לפני שתבחרו את המקום שבו תערכו את הרמת הכוסית, כדי שתדעו מה יהיו הצרכים שלכם בשטח. למשל, האם הפעילות מתאימה יותר לחלל סגור או לאויר הפתוח? ישיבה במעגל או פיזור שולחנות במרחב? האם תהיה במה מרכזית או חללים נפרדים לפעילות? ככל שתקפידו לדייק את הפרטים הקטנים כך הסיכוי למשברים של הרגע האחרון יקטן ואתם תוכלו להנות בראש שקט מהאירוע שלכם.

עכשיו, אחרי שכבר יש לכם מושג כמה מוזמנים יש לכם ומה התוכן, הגיע הזמן לבחור את הלוקיישן המושלם להרמת הכוסית שלכם. הקפידו לבחור מקום שיכול להכיל את כמות האנשים ולארח את התוכן שבחרתם בצורה מרווחת, נעימה ונגישה. תכננו מראש את מיקום הכיבוד- איפה יעמדו השולחנות, ובאיזו הגשה תבחרו. בדקו מראש איזה אביזרים טכניים אתם צריכים.

אם התקציב שלכם מוגבל הימנעו מלבחור באולם אירועים, שם המחיר הוא לפי "ראש" ובדרך כלל תצטרכו תקציב גבוה משמעותית מאשר אלטרנטיבות אחרות.

חשבו גם על אלמנטים כמו דרכי הגעת האורחים לאירוע, עומסי התנועה, ואפילו מיקום התחבורה הציבורית או כמות חניה זמינה עבור האורחים שלכם. אין דבר מבאס יותר מלהגיע להרמת כוסית חגיגית, ולמצוא את האורחים שלכם מחפשים חניה במשך דקות ארוכות בחוץ.

הרמת כוסית בלי כיבוד אינה הרמת כוסית, לכן מדובר על פריט שלא ניתן לוותר עליו. רצוי לבחור מקום שיכול לספק לכם גם את הכיבוד ברמה גבוהה, אסתטית וטעימה. אפשרות זאת תחסוך לכם הרבה כאב ראש החל משינוע הכיבוד, אזור ההגשה, ניקיון, פינוי, טיפול בבלת"מים ועוד.

יחד עם זאת, לא בהכרח צריך ארוחה כבדה, אפשר לבחור בכיבוד קליל וכיפי ועדיין תוכלו לחתום על האירוע כאירוע מושקע שייזכר הלאה. הקפידו להתאים את בחירת הכיבוד לאופן הישיבה - אם מדובר באירוע שרובו עמידה, או ישיבה ללא שולחנות, הקפידו על הגשת פינגר פוד קליל שאפשר לאכול בנוחות.

בשביל לענות על השאלה הזו תצטרכו לחזור שוב לסעיף הראשון - מי הקהל שלכם? אם מדובר בעובדי החברה, כמובן שתחלקו מתנות לחג, אולם אם מדובר באורחים מסוג אחר כמו לקוחות או ספקים, ממש לא חייבים להוסיף מתנה ואם בכל זאת רוצים אפשר לבחור מתנה סמלית, כמו עציצי תבלין ממותגים.

כבר השקעתם בהרמת כוסית מושקעת, הקדשתם זמן וכסף רב עבור אירוע מוצלח אז אל תשכחו לצלם. לא חייבים להשקיע בצילום מקצועי אבל אם התקציב מאפשר, לכו על צלם מקצועי והשתמשו בתמונות לטובת קידום העסק שלכם, וליצירת שיח ברשתות החברתיות. עיצוב מיוחד של האירוע יתרום כמובן לרצון והנכונות של המשתתפים להעלות בעצמם צילומים לרשתות וכמובן לתייג - מה שיגדיל את החשיפה.

צילום מקצועי של האירוע יכול, פעמים רבות, גם לשמש אתכם בעתיד לצורך שיווק או דברים נוספים שלא חשבתם עליהם. טיפ שלי, אם מדובר בקהל עסקי, תוכלו לפתוח עמדה של צילומי תדמית. סגרו עם הצלם שהוא גם מצלם את האירוע וגם נמצא זמן מסוים בעמדת צילומי התדמית, שתאפשר צילומים נינוחים של שותפיכם העסקיים. כך, כל אורח יוכל לעבור בעמדה, ליהנות מכמה צילומים מקצועיים ולצאת עם תמונה מקצועית מרשימה שתשמש אותו בהמשך, ותהווה גם מזכרת מאירוע מוצלח.



מיכל רייטן היא מנכ"לית ומייסדת MY Campus, מתחמי אירוח עסקיים.