מה עושים ארגונים כשהחזרה למשרד היא רק חופשה מהמילואים

"הוא שוב נקרא למילואים בפעם השלישית", "אני רואה שהוא לא מספיק מרוכז, הוא מספר שהוא טרוד ועייף", "אנחנו פה בחברה המשכנו שגרת עבודה והוא בשנה האחרונה יוצא ונכנס, הוא אי שם תקוע". אלו חלק מהשיחות שמשתפים מנהלים אשר חווים את האתגר של קליטת עובד שחזר ממילואים.

בשנה האחרונה עובדים רבים נקראו שוב ושוב לסבבי מילואים ארוכים. היציאה והחזרה של עובדים מהשגרה שהיו רגילים אליה לפני ה 7-באוקטובר מלווה בהרבה אתגרים הן לעובד והן לארגון. למשל, עבור העובד שגויס למילואים, שגרת המילואים היא זו שהפכה לשגרה הקבועה בשנה האחרונה, בזמן שהארגון המשיך לפעול ולהתקדם.

זאת ועוד, יש מקרים בהם הארגון הצליח "להסתדר" ללא העובד. עובדים אשר נדרשו להוכיח יכולות מסוימות כדי לקבל קידום או לחלופין כי נדרש מהם להשתפר - לא קיבלו את ההזדמנות הראויה בשנה האחרונה. דילמות אלו ואחרות מלוות מנהלים רבים בארגונים ומהוות קושי יומיומי עבור עסקים, לצד האמפטיה שמביעים כלפי משרתי המילואים.

המציאות הנוכחית מפגישה ארגונים ומנהלים עם יציאה הולכת ונשנית של עובדים לסבבי מילואים. תפיסת המילואים של ה-7 באוקטובר כמשימה לאומית חשובה ממעלה ראשונה וללא עוררין מתחלפת בשבועות האחרונים בארגונים באמירות שקטות של "אין מי שילך במקומך? אתה חייב ללכת שוב?". מנהלים רבים מוצאים את עצמם בדילמות וקשיים יומיומיים הן מול העובד שחזר ממילואים והן מול היעדים והתפוקות הנדרשים.

כשעובד חוזר לשגרה לאחר תקופה ממושכת של שירות, הוא לא חוזר בדיוק לנקודה שבה עזב. סביבת הלחימה בה היה בחודשים האחרונים לעומת הסביבה המשרדית, סדר היום השונה, המשימות העסקיות, היקף הפערים בידע שצבר, ההשתנות של צוותים ואנשים חדשים שהגיעו או כאלו שנעלמו וחיבור מחודש לארגון - כל אלו עשויים להפוך את החזרה למאתגרת.

מעבר לחוויות אישיות, קשיים או תחושת ניתוק שהעובד משתף, מנהלים לא תמיד יודעים איך לספק את התמיכה הנכונה. חוסר בכלים מתאימים עלול להוביל לתסכול גם מצד העובד וגם מצד המנהל. פער שעלול לגרום לניתוק או התרחקות כחלק מהימנעות להתמודד עם הסיטואציה.

בכתבה זו ריכזנו טיפים פרקטיים שיעזרו למנהלים ולארגונים להקל על תהליך החזרה, וליצור חוויה שמחזקת את החוסן הארגוני ואת הקשר בין העובד לבין ארגון.

כמו שיש תהליכי קליטה מחודשת לאחר חופשת לידה ממושכת, כך גם רצוי להבנות תהליכי קליטה של עובדים שחוזרים ממילואים. לשם כך חשוב:

• להיות בקשר שוטף עם העובד לגבי החזרה שלו ולבנות תוכנית להשלמת הידע החסר.
• לתת לעובד הרגשה שהארגון מבין שיש פער והאחריות להשלמת הפער היא משותפת.
• לקבוע פגישת חפיפה עם מי שהחליף את העובד בהעדרו (אם יש כזה).
• להחזיר את המחליף לתפקידו הקודם ולתאם פגישות סנכרון עם המנהל הישיר והממשקים הרלוונטיים מולם הוא עובד בארגון.
• להחזיר לעובד את פינת העבודה שלו מסודרת ונקייה. ניתן להניח על השולחן מתנת קליטה שתשמח את העובד בעת החזרה.
• להביע הוקרה והערכה באופן פומבי מול יתר הארגון וחברי הצוות לאנשי המילואים בחברה.
• לנהל את תהליך החזרה ולהקדיש לו את מלוא תשומת הלב והרגישות המתבקשת.

מנהלים אינם מטפלים. הם לא מוכשרים לכך. זה לא התפקיד שלהם, וחשוב להגיד להם את זה. עם זאת, עליהם לדעת לזהות סימני מצוקה, כגון מחלות חוזרות, ירידה במשקל, עייפות, מצבי רוח משתנים ועוד. על המנהל להפנות ברגישות את תשומת ליבו של העובד לסימפטומים ולהציע פניה לעזרה מקצועית. חשוב שהעובד ירגיש שהוא אינו לבד, יש מי שרואה את הקשיים שלו ומכווין אותו לקבל עזרה.

למנהלים אין בהכרח את הידע כיצד לגשת לעובד ששב ממילואים ואילו שאלות נכון לשאול. להפך, התסכול של המנהל מהיציאה החוזרת של העובד יכול להתפרש כלא מקצועי ונעים. חשוב לשים לב שלא נותנים לעובד את התחושה שזה לא בסדר שהיה במילואים שוב. לשם כך, מומלץ לתת למנהלים כלים שיסייעו להם לתקשר בצורה נכונה עם העובדים ששבו ממילואים.

למשל, להכין מסמך עם שאלות מכווינות לשיחה אישית עם המנהל הישיר בעת החזרה, שיכלול שאלות כמו:

• איך את/ה מרגיש/ה בעת החזרה לעבודה?
• אילו פערים את/ה מרגיש/ה שצברת?
• האם יש עזרה שתרצה לקבל מאיתנו?
• איך הייתה עבורך התקופה בה שירתת במילואים?
• איך אתה חווה את החזרה הביתה לאחר שירות המילואים?
• איך היית רוצה לראות את החזרה שלך לתפקיד ולעבודה?

חשוב להקשיב, להביע אמפתיה ולהימנע מללחוץ על העובד לשתף במידה והוא אינו מעוניין בכך. זאת ועוד, ניתן להוסיף הכשרה ממוקדת למנהלים, הכוללת סימולציות המדמות התמודדות עם סיטואציות נוספות, כיצד להגיב במידה ויש ירידה בתפוקות, כיצד להגיב לקונפליקטים שעשויים להתרחש בצוות שחבר בו אדם ששב ממילואים וכדומה.

תהליך החזרה לשגרה הוא אינדיבידואלי ומשתנה בהתאם למצב העובד, לתפקיד אליו הוא חוזר ולארגון. רצוי להיות ערים לכך, לערוך איתו תיאום ציפיות ברור, לבצע התאמות נדרשות ולהעמיד משאבים שיסייעו לו בתקופה זו.

ניתן לאפשר לעובד לקחת מספר ימי חופש, לצאת להפסקות תכופות או ארוכות יותר, לאפשר גמישות בשעות העבודה, עבודה מהבית בעת הצורך וכדומה. בנוסף, יש עובדים שיתקשו לחזור באופן מלא לתפקיד ועובדים שיחזרו לפרק זמן קצר ויצאו שוב למילואים. בהתאם לכך, ניתן להתאים את תכולות העבודה למסוגלות הנוכחית של העובד, לדאוג לקבלת סיוע מאנשי צוות נוספים, לשקול הארכה של דדליינים וכדומה.

חשוב לזכור ששאר חברי הצוות, הקולגות המקצועיים ובייחוד המנהל מושפעים גם הם מהסיטואציה. צריך לתת למנהל את הכלים לנהל גם את יתר חברי הצוות. במידת הצורך, ניתן לקיים שיחות צוות שמאפשרות לעובדים האחרים לשתף בתחושותיהם, תוך שמירה על פרטיות העובד שחזר ממילואים. חשוב לעודד עבודת צוות ולהדגיש את החשיבות של השיתוף האקטיבי של העובדים בחזרה לשגרה. חשוב שהעובד ירגיש שתומכים בו ושהוא לא נשאר מאחור.

יש לתת למנהלים בארגון מידע קונקרטי על מקורות הסיוע שניתן להפנות אליהם. רצוי להפיץ את המידע בצורה מסודרת בפורטל ארגוני או במייל מסודר באמצעות גורמים כגון- HR, תמיכה פסיכולוגית המוצעת לעובדים בחלק מהארגונים, סדנאות, מעגלי שיח ומוקדי סיוע ייעודיים.

לסיכום, עם כל הקושי שבדבר, על מנהלים לזכור להיות סבלניים ואמפתיים עם משרתי המילואים, גם כאשר הם נעדרים מהעבודה לתקופה ממושכת וגם כשיש השלכות. בסופו של יום, המחיר האישי שמשלם כל אחד מהם בחייו הוא הרבה יותר גדול מכל מחיר עסקי שיעלה על הדעת.


נטע איל היא מנהלת יחידת גיוס והשמה ב-AGILINA, המתמחה בפתרונות בתחום גיוס ומשאבי אנוש.