איך להפיק כנס מקצועי לעובדים, לקוחות ושותפים עסקיים

בתכנון אירוע מקצועי, יש לזכור כי התוכן, הלוקיישן והכיבוד הם הבסיס להצלחת האירוע. אם תדייקו בבחירתם ותתאימו אותם לקהל היעד - אתם בדרך הנכונה. אז איך עושים את זה?

"קודם כל, הקפידו לבחור תוכן מעניין ומרצה כריזמטי שיוכל לסחוף אחריו את הקהל, גם אם הנושא משמים למדי. הקפידו לבדוק את המרצה באמצעות צפייה בהרצאות קודמות שערך ובדקו שהוא מתאים לקהל שלכם. איש לא מכיר את הקהל שלכם יותר מכם, וחשוב שתעשו תיאום ציפיות עם הדוברים כדי לוודא שהם מבינים מי נמצא מולם ומה מעניין אותם. הם צריכים לדעת כמה משתתפים יהיו, מה הרכב הגילאים והמינים, והאם יש נושאים רגישים שעדיף לא לגעת בהם. תיאום מקסימלי הוא מילת המפתח כאן, וחשוב לא לזלזל בשלב הזה", אומרת רייטן.

"לשמוע הרצאות במשך כמה שעות, בלי הפוגה כלשהי שמרחיבה גם את הרוח והנפש, היא משימה מורכבת למדי, גם אם התוכן מרתק והמיקום מושלם. רצוי לשלב באמצע היום או לקראת סופו תוכן אחר שירים את הקהל ויעורר אותו", אומרת רייטן.

"למשל, תוכלו לשלב באירוע שלכם משחק קבוצתי קליל ומשעשע, סדנא, הפעלה או מופע שמותאם אישית לאירוע שלכם. גם כאן כלל זהב אחד יעשה לכם את החיים קלים - בכל בחירת תוכן, שאלו את עצמכם לאיזה אחוז מהקהל הפעילות שבחרתם תתאים. אם אתם עלולים לאבד חלק גדול מהקהל במהלכה מחוסר עניין או מחוסר רצון להשתתף, כנראה שמדובר בפעילות שאינה נכונה לאירוע שלכם. לדוגמא, משחק חברתי שמערב חלק פיזי כמו ריצה זה אחרי זה, או סוג של 'תופסת', יכול לגרום לחלק מהמשתתפים להרגיש לא בנוח מה שיפצל את הקהל שלכם למשתתפים נלהבים וציניקנים שעומדים בצד. לכן, תמיד עדיף לבחור בפעילות שתדבר לכולם."

"מרגע שבחרתם את המרצה, המנחה או איש התוכן שילווה את האירוע שלכם, עליכם לבחור נכון גם את המקום שבו ייערך האירוע", אומרת רייטן. "אם כבר בחרתם להוציא את העובדים מהמשרדים, השקעתם זמן ותקציב בתוכן וכיבוד, אל תמעיטו חשיבות בבחירת המקום. בחרו מקום שאנשים יכנסו אליו וירגישו שדאגו להם והשקיעו בהם, מקום שיעורר בקהל השראה ויאפשר להם חשיבה רעננה ומנותקת מהשוטף. הקפידו להתאים את גודל החלל לכמות המשתתפים כך שהמקום לא יהיה צפוף מדי ומאידך גם לא גדול מדי, כדי שלא ירגיש ריק במהלך האירוע.

אם החלטתם לפצל את הקהל שלכם למושבים שונים, למשל בהשתלמות שיש בה כמה נושאים לדון בהם במקביל, או באירוע שכולל 'שולחנות עגולים' לדיונים, ודאו שהמקום שבחרתם יכול לספק חללים מופרדים בצורה טובה, כך שלא תהיה זליגת רעש מחלל אחד לאחר. במידה ויש מעברים בין חללים, הקפידו להגדיר מראש את זמני המעברים ביניהם, ולוודא שיש אנשי צוות שמכוונים את הקהל למקום הנכון בזמן קצר. כך תמנעו התפזרות של הקהל ותוכלו לעמוד בלוח הזמנים שהצבתם לאירוע", אומרת רייטן.

"חשוב להקפיד גם על ההיבטים הטכניים. בחרו מקום שניתן להגיע אליו גם בתחבורה ציבורית וגם מציע חניה בשפע. זה לא פשוט למצוא גם וגם, במיוחד אם אתם בתל אביב, אבל זה שווה את המאמץ והאורחים שלכם יעריכו את זה.

בחרו מקום שמציע את האבזור הטכנולוגי הנדרש, הקפידו על מענה לכל נושא התאורה וההגברה וכמובן ודאו שאיש צוות טכני עומד לרשותכם, בין אם זה כדי לעזור לכם להעלות מצגת שנתקעה או לטפל בבעיות תאורה והגברה שעלולות להתעורר במהלך האירוע. ככל שתקפידו על הפרטים הטכניים ה'קטנים' כביכול, תוכלו ביום האירוע עצמו ליהנות מראש שקט ולהתרכז רק באורחים שלכם ולא בספקים", אומרת רייטן.

"הנה הגענו למנה העיקרית - האוכל באירוע שלכם. "לא סתם נאמר שהצבא צועד על קיבתו, ולא רק הוא. כיבוד נכון להרצאה הוא כיבוד מפנק אבל גם קליל. למרות הפיתוי להשקיע ולהרשים את האורחים עם מנות ענקיות וכבדות, זכרו שיותר מדי אוכל פירושו קהל מנומנם ועייף בהמשך ההרצאה או הכנס.

הוספת דוכן ייחודי למתחם האירוע תוכל לסגור את פינת ה'וואו' של האורחים, למשל דוכני מיצים של פירות וירקות או דוכן סושי, שיתרום לאווירה ויעורר את הקהל בשעת הצהריים, מבלי להעמיס יותר מדי על הבטן", אומרת מיכל רייטן.

"מדובר במחווה נחמדה מאוד, אבל אם התקציב שלכם מוגבל, עדיף שתשקיעו אותו במרצה טוב יותר, או בפעילות הפוגתית מהנה יותר. לקהל שלכם יישאר זיכרון מתוק מסדנת צחוק או מסטנדאפ שהזמנתם עבורם, יותר מאשר מגנט על המקרר או מחזיק מפתחות ממותג", אומרת רייטן.

"אם בכל זאת החלטתם להעניק גם מזכרת מהאירוע, הקפידו על מוצר שניתן לעשות בו שימוש ולא כזה שישאר באריזתו או ייזרק. אביזרים משרדיים כמו עטים ומחברות שישמשו את העובדים, כוס לנשיאת קפה או בקבוק מים רב פעמי שיקלו על נסיעות למשרד וחזרה יכולים לעשות את העבודה. גם משחק מחשבה כלשהו שמאתגר את הקהל יכול להיות מזכרת מצוינת".

"אם בניתם נכון את האירוע שלכם, עם מרצה כריזמטי, כיבוד נכון ולוקיישן מתאים, השלב האחרון בתכנון האירוע שלכם יהיה לעשות את השילובים הנכונים שייתנו לקהל שלכם זיכרון שלא יישכח. שילובים אלה תלויים אך ורק ברמת ההיכרות שלכם עם הקהל המיועד. אם אתם מרגישים שאינכם מכירים מספיק את הקהל כדי להתאים לו אתהאירוע באופן מדויק, זו לא בושה לבקש עזרה מוותיקי החברה שיוכלו לתרום מהניסיון וההיכרות שלהם", מסכמת רייטן.