מהקורונה ועד "חרבות ברזל": כך תנהלו את המשאב האנושי בחירום

תנו מענה מקצועי יזום לצד מענה אנושי לפניות עובדים. עם פרוץ מלחמת "חרבות ברזל" היה לנו ברור שיש לשלב בין מענה לצרכים גורפים לבין ייזום פעולות ממוקדות רווחת עובדים, ולכן בנינו מנגנון שאפשר לעובדים לעבוד מהבית וכן יזמנו פעילויות לילדים במשרד, לטובת הורים המגיעים עם ילדיהם. בד בבד, שלחנו מארזים למאות עובדים המשרתים במילואים ולמשפחות ויזמנו קשר שוטף עם עובדים במעגל השכול, בני ובנות משפחה של נעדרים, חטופים ומפונים.

בנוסף לכך, עודדנו את נשות ואנשי הצוות לפנות לגורמי מקצוע בתחום העזרה הטיפולית ולגורמי הארגון האמונים על תחום חשוב זה, וקיימנו סדנאות חוסן, המעניקות כלים פרקטיים הן לסגלי הניהול והן לנשות ואנשי הצוותים.

משבר הוא זמן לייעל מהלכים תוך שימוש במקסימום כוח אדם קיים ולכן מומלץ לערוך מיפוי עם מנהלות ההון האנושי בארגון, להגדיר אילו תפקידים חיוניים לחירום ומאוישים, אילו יש לאייש ואילו בעלי תפקידים מאיישים תפקידים שאינם חיוניים לעת הנוכחית, אותם נסב לטובת תפקידים חיוניים כמו צוותי חמ"ל, קשר ישיר עם הציבור ועם אוכלוסיות היעד של הארגון.

אם ניקח לדוגמה את משרד החקלאות הרי שלו יש שני קהלי יעד עיקריים - האחד הוא קהל החקלאים והחקלאיות והשני הוא הציבור הישראלי, הרוכש את התוצרת החקלאית הטרייה, ועבורו אחראי המשרד על ביטחון המזון. במהלך ימי המלחמה בפרט יוזם משרד החקלאות סיורי שטח והתנדבויות במשקים חקלאיים עם הצוותים המקצועיים וכלל דרגי ההנהלה, לאחרונה קיים המשרד זום פתוח לשאלות ותשובות עם החקלאים וכל אלו לצד העשייה השוטפת. כל מאמצים אלו מתקיימים במקביל למתן מענה רשמי טלפוני, באמצעות האי-מייל של חמ"ל 'חרבות ברזל' וכן באמצעות מוקד השירות הפועל 24/7. זכרו - ככל שהקהל יהיה מחובר אליכם כך הוא ישתף יותר פעולה ויסייע לכם להשגת כלל המטרות המקצועיות. קהל שמרגיש מנותק הוא קהל במצב התנגדות.

במצב חירום יש לעבור למצב של הסברה בחירום והמאמץ כולל גם את עדכון האתר הרשמי של הארגון ואת שלל הפלטפורמות הדיגיטליות שלו. ככלל יש לבצע אפיון מהיר והתאמות של אזורים מבוקשים באתר בחירום כמו לשוניות פיצויים, מתנדבים, שאלות נפוצות ותשובות (של קהל היעד), דרכי התקשרות מהירות (בקליק) ולהנגיש אותם לקהלי היעד.

חשוב לשמור על קשר רציף עם העובדות והעובדים שלנו לכן בין אם אתם ראשי צוותים, מחלקות או מנכ"לים צרו בלו"ז מופעים קבועים לטובת מפגשים קבועים ופתוחים עם הצוותים. אם אתם מנהלים ארגון של מאות עובדים ומעלה מומלץ לקיים זום ארגוני מאחד בסגנון "קבלת שבת" (שלוש שעות לפחות לפני כניסת שבת על מנת להתחשב בכל אוכלוסיות העובדים) או מפגש פתיחת שבוע של עדכונים לצד שאלות ותשובות, לרבות עם דרג הניהול הבכיר.


אורן לביא הוא מנכ"ל משרד החקלאות