לאחר חודשים בהם 15% מכוח האדם בחברות הטכנולוגיה גויסו למילואים, גל נוסף של לוחמים חוזר לשגרת העבודה במשרד. למרות שהוא אינו חף מביקורת על התרבות הארגונית שלו, צה"ל הוא בית ספר מצויין לניהול. השירות הצבאי דורש לנהל משימות וצוותים גדולים, תוך התמודדות עם משימות מורכבות בלוחות זמנים צפופים ובשיתוף גורמים רבים ומגוונים, והכל תוך לקיחת אחריות ממשית לחיי אדם ולביטחון המדינה. אותן פרקטיקות פיקודיות הנהוגות בצה"ל רלוונטיות מאוד גם לפעילות העסקית, ואותם מנהלים שנעדרו ימים רבים מעבודתם, קיבלו למעשה הכשרה אינטנסיבית שתלווה אותם בכל מה שיעשו מהיום והלאה.
"אני לוחם ומפקד ביחידת מילואים של יוצאי סיירת גבעתי. בשביעי לאוקטובר הוקפצנו למילואים בגזרה הדרומית למשך שלושה חודשים, תקופה אינטנסיבית שבה היינו בשטח, ביצענו משימות מבצעיות, סיורים ושמירות. כרגע אנחנו מתכוננים לסבב מילואים שני בגזרת יו"ש", מספר בוריס אלישייב, Director of Engineering בחברת Stampli.
לדבריו, "התפקיד במילואים כרוך בסיכון חיים ממשי עקב חיכוך גבוה עם גורמים חבלניים, לכן האתגרים בתפקידי לחימה במהותם שונים מהאתגרים במשרד; יש צורך לבצע משימות מאוד מדויקות ועדינות באזורים רגישים, עמידה בלחץ פיזי ונפשי לאורך תקופה ממושכת, שמירה על דריכות שיא כל הזמן ולמצוא פרקטיקות למנוע שחיקה. ובכל זאת למרות ההבדלים המהותיים בין המשרד לשדה הקרב, ישנן פרקטיקות ותהליכי עבודה בצה"ל, שחלקם נכתבו בדם, שהתקבעו והתעצבו במשך שנים ויכולים להיות רלוונטיים גם למגזר העסקי ולעבודה השוטפת במשרד."
בוריס מונה 4 פרקטיקות מרכזיות ומסביר:
- בניית מודלים ודרכי פעולה; הכנה מקדימה לכל משימה או פעילות באמצעות למידה של כל הצירים האפשריים, מיפוי נקודות תורפה, תרחישים אפשריים ותכנון תגובה לכל תרחיש.
- תחקור אירועים והפקת לקחים; ביצוע תחקיר בסיום כל משימה, גם אם התוצאות היו מוצלחות. התחקיר יוליד מסקנות ותובנות שישפרו את התהליכים ואת התוצאות בפעם הבא, ויבטיחו מגמת שיפור אישית וצוותית.
- ביצוע הערכות מצב; בשטח כמו בעסקים, אחת לכמה זמן צריך לעצור רגע, להסתכל על האירוע במבט מאקרו, להבין איפה אנחנו עומדים ואיפה ציפינו להיות בנקודה הזאת, ובמידת הצורך לבצע דיוקים ושינויים בתוכניות.
- האצלת סמכויות ושיתוף ידע; אלה גורמים מכריעים להצלחה וצמיחה של צוותים וארגונים לטווח הארוך. היכולת להאציל סמכויות, לשתף גורמים נוספים בתהליך קבלת ההחלטות ולחלוק בידע תהיה בעלת השפעה סינרגית לכל הצדדים.
איך אופן קבלת ההחלטות בצה"ל רלוונטי לעולם העסקים?
"בצה"ל אין ברירה אלא לקבל החלטות, קשות ככל שיהיו, בחדות ובמהירות. מפקדים נדרשים לקבל החלטות ולהתמודד עם כל ההשלכות גם בתנאים או בתזמון מורכבים. ביחידה יש תמיד גורם שתפקידו לאתגר את המערכת ודרך הפעולה ולייצר דיון לגבי מהלכים קונקרטיים: האם זה הדבר הנכון לעשות? מה יהיו התוצאות וההשלכות? מי יושפע מהן ואיך? והאם קיימים פתרונות אחרים שכדאי לבחון?" אומר י' , דיירקטור בענקית התוכנה הישראלית JFrog.
"בארגונים רבים יש נטייה לקבל החלטות מלמעלה, וזאת למרות שלעיתים הגורמים שיהיו הכי מושפעים מההחלטה או מכירים את פרקטיקת הביצוע בצורה הטובה ביותר, אינם חלק מהתהליך. אני מאמין שכדי לייצר שינוי אופטימלי ומוצלח צריך לערב גורמים נוספים בשיקולים ובקבלת ההחלטות, שישאלו את השאלות הקשות ויגרמו לבחינת חלופות אפשריות. אני משתדל ליישם זאת בכל קבלת החלטה בתפקידי. זה גורם לקבלת החלטה מושכלת יותר ועוזר לרתום בצורה טובה יותר את כל הגורמים שיהיו מושפעים מאותה החלטה", מסביר י'.
"כבר מה-7 לאוקטובר גויסתי לשירות מילואים ביחידה מיוחדת, בחודשים הראשונים באופן מלא ועד היום בשירות של חצי שבוע או בסופ"שים, במקביל לעבודתי ב-JFrog, שם אני מכהן בתפקיד דיירקטור המנהל מספר צוותים בישראל וב-EMEA. אני רואה המון דמיון בסוג הפעילות בשני העולמות הללו; היחידה משלבת בין היתר את היכולות הטכנולוגיות המתקדמות ביותר של צה"ל לצד יכולות קומנדו עם הון אנושי שיודע לאמץ את אותן טכנולוגיות, לנהל אסטרטגיית את השימוש בהן, לבחון אותן ולהתאים לגורמים הרלוונטיים בצבא כדי שהתועלת שלהם תהיה האפקטיבית ביותר.
בשני העולמות, קיים צורך משמעותי בעבודה תחת לחץ, עמידה ביעדים קשיחים וקשים להשגה, וההשלכות של כל החלטה הינן משמעותיות ומשפיעות על כלל הארגון. לכן, אני מרגיש שהפרקטיקות הניהוליות בשתי המסגרות משיקות אחת לשנייה, ורלוונטיות זו לזו."
ההבדל הוא שבצה"ל אין אזור נוחות וגם אין מקום לטעויות. האם זה מה שגורם למפקדים להצטיין? איך לוקחים את זה הלאה לשגרת העבודה?
"צריך לאתגר תמידית את דחיפות ותיעדוף המשימות. באופן דומה לתהליכי קבלת החלטות, אני מאמין שנכון לאתגר את המצב הקיים גם מבחינת תיעדוף ודחיפות המשימות שעל הפרק. חשוב לא להתרגל לנורמות והרגלים, שבמבחן הזמן יכולים לאבד מהרלוונטיות שלהם. כמנהל ומפקד, אני משתדל תמיד לאתגר את עצמי, את הצוותים ואת מטרות הפרויקט, לתת משמעות למשימות ע"פ ההשפעה שלהן. לדייק את לוחות הזמנים, המאמצים והפוקוס הנדרש כדי להבטיח שאנחנו מתמקדים קודם כל בדברים החשובים באמת בכל נקודת זמן."
י' מוסיף כי "עם כל הכבוד לתהליכים ולאמצעים הטכנולוגיים בשדה הקרב ובשדה העסקי, בסופו של יום ההשקעה באנשים היא החשובה ביותר. טיפוח האנשים והצוותים ברמה האישית והמקצועית יתרמו למשימה הרבה יותר מתהליכי עבודה, מסודרים ומדויקים ככל שיהיו. האנשים שמבצעים לצידך את העבודה, בצה"ל או בארגון, הם הגורם המכריע והחשוב ביותר לתוצאה הסופית של הצלחה או כישלון במשימה."
המעברים מהעבודה למילואים ובחזרה אילצו מנהלים ועובדים לפתח נהלי תקשורת ועבודה חדשים. איך זה השפיע על סגנון העבודה?
"השינוי המחשבתי והמעברים בין העבודה למילואים הם חדים. יש ימים שאתה ביחידה וצריך לקבל החלטות כבדות משקל שבקצה שלהן יש השפעה ישירה על חיי אדם, ולאחר כמה ימים במעבר חד, לקבל החלטות עסקיות מהמשרד שמשפיעות על התוצאות העסקיות. JFrog דאגה לשמור על קשר מתי שרק היה אפשר ודאגה שיש לנו חיילי המילואים כל מה שאנחנו צריכים בתקופה המורכבת הזו. "
עדי ניסן, מהנדסת מכונות במנועי בית שמש המייצרת רכיבים למנועי סילון שירתה במשך ארבעה חודשים בגדוד שריון 7029 כמכונאית טנקים וכמפקדת חוליה טכנית "הגדוד שלי ואני ביצענו פעילות במרחב חאן יונס ברצועה. תפקידנו היה לתת מענה מיידי לכל תקלה שאירעה בשטח בטנקים ובכלים המשוריינים איתם התבצעה הלחימה. זה כלל חילוץ וגרירת טנקים תקולים ונפגעים, החלפת מנועים, טיפול בתקלות מכניות וניהול מחסן חלפים מאולתר בשטח, בזמן אמת".
עדי ממשיכה: "השירות היה מאתגר; ראשית, הצוותים הוקמו בפרוץ המלחמה והורכבו מאנשים משכבות גיל ורקע מקצועי שונה. לא הכרתי את רוב האנשים באופן אישי. נדרשנו להתאים את עצמנו למצב ולייצר שיתוף פעולה ותקשורת כדי שנצליח לעמוד במשימות ביעילות ובהצלחה. יצרנו נהלי עבודה מוסדרים והשקענו בעיצוב הנורמות של ביצוע המשימות, כדי שנפעל היטב גם במצבי לחץ. וזו נקודה נוספת - השירות דורש ממך לעמוד במצבי לחץ מורכבים בהם עליך לקבל החלטות משמעותיות בזמן קצר, ולפעמים גם תחת אש", אומרת עדי.
"אין לי ספק שהניסיון הזה רלוונטי גם לשגרת העבודה וכמובן שאאמץ פרקטיקות מסוימות; תקשורת איכותית עם הצוותים וכלל הממשקים היא קריטית להצלחת המשימה. ההשקעה בתקשורת הבין-אישית ופיתוח דיאלוג אמיתי לצרכים והאתגרים של כל הצדדים יטיבו לבסוף עם כולם ויניבו את התוצאות הטובות ביותר. כפועל יוצא גם העבודה הצוותית תשתפר, ולאחר שיתקבעו נורמות ונהלי עבודה יהיה ניתן לבצע משימות גדולות עם אימפקט משמעותי. אני מאמינה שאתן דגש גדול יותר על שיפור העבודה הצוותית והיכולת לעבוד בצורה אורגנית עם מגוון אנושי שונה".
איך בכלל מתכננים סדר יום כשהלו"ז והנסיבות עלולים להשתנות בכל רגע?
"אחד האתגרים המשמעותיים במילואים הוא להתאים את עצמך ואת המשימות לצורך המבצעי המשתנה. במיוחד בימי מלחמה, האסטרטגיה והמטרות משתנות כל הזמן ובהתאמה גם המשימות שעלינו לבצע. נדרשנו להתאים את עצמנו במהירות ואף להתחיל פרויקטים מההתחלה כדי שיענו על הדרישות המשתנות", מספר סאם מדינה, מפתח ביוניקורן ביטוחי הסייבר At-Bay המשרת במקביל כבר מעל לחודשיים במילואים כמפתח תוכנה ביחידת מצפ"ן.
"זה גרם לנו לתעדף מחדש כל העת את המשימות ולחשוב איפה עלינו להשקיע את המשאבים כדי להצליח להביא תוצאות. זו פרקטיקה חשובה שאני מאמץ; לבצע סקירה של התיעדוף והמשימות גם תוך כדי התהליך, כדי לדייק את הדרך ובסופו של דבר את התוצאות הרצויות. לבחון תוך כדי תנועה את האסטרטגיה שלנו ותיעדוף המשימות כדי להבטיח שאנחנו מכוונים למקום הנכון ולא מבזבזים זמן יקר במשימות שהורגלנו אליהן".
"הבדל נוסף ומשמעותי - השירות בצה"ל כרוך בעבודה בצוותים גדולים מאוד, עם כוח אדם עצום ומתחלף מעת-לעת. ממשק עם כ"כ הרבה גורמים דורש עבודת סנכרון אינטנסיבית, הכוללת תיעוד מלא וחפיפה מדויקת. כל אחד מהמשרתים מגיע עם רקע והרגלים שונים ויש צורך ליישר קו בתהליכי העבודה כל הזמן" אומר סאם.
"באותו האופן גם סל הכלים המקצועי של המשרתים במילואים שונה, ובשל הלחץ ודחיפות הפרויקטים נדרשנו לקפוץ למים וללמוד עצמאית. זה שונה מאוד מהתעשייה בה מקובל לבצע תהליך Onboarding שהושקעו בו זמן ומחשבה, עוד בטרם הכניסה לארגון. בעבודה, מדובר בתהליכים מובנים שהם חלק אינטגרלי בקליטת עובדים לצוותים השונים, הכוללים הכשרה טכנולוגית, חפיפה מקצועית והיכרות וגיבוש עם הצוותים השונים. במלחמה לעומת זאת, הכל קורה בבת אחת ובמקביל וצריך להיערך בזמן שיא לבצע את כל שיידרש. ועדיין, העבודה עם מגוון אנושי רחב והצורך בהסתגלות מהירה הן מקפצת התפתחות בעלת ערך לימודי רב שכל מי ששירת במלחמה הזו יקח איתו הלאה".