הלכה למעשה: כך תעשו ביעור חמץ בעסק

בין אם אתם אוכלים חמץ בפסח או לא, ביעור חמץ רגע לפני החג הוא מסורת יהודית הנושאת משמעות סימבולית עמוקה. לאחר שצחצחנו והברקנו את הבית, אנחנו מאירים בנר את כל הפינות החשוכות כדי למצוא שאריות חמץ שאולי נותרו בבית, ושורפים אותן בחוץ כדי להפוך אותן ל"הפקר כעפר הארץ". האקט הסימבולי הזה נועד לפטור אותנו מכל מה שאינו טהור ונקי בתוכנו ולפתוח דף חדש בו נהיה קשובים וערים יותר לעצמנו, לסובבים אותנו ולאלוהים.

גם בעסקים ניתן לבצע ביעור חמץ, במסגרתו נאתר את כל אותן החמצות שקורות בעסק מדי יום ומונעות מאיתנו להגשים את מטרותינו או לכל הפחות מעכבות אותן. בין אם מדובר בעניינים אנושיים כמו יחסי עובדים, התנהלות כלכלית ועסקית, או שיפור הנראות והפונקציונליות של המותג, תמיד יש מה לשפר, אבל לחצי היומיום לא באמת מאפשרים לנו להתפנות ולשים לב למתרחש.

כשעושים ביעור חמץ עסקי הכל זז הצידה לטובת בדיקה מקיפה שבסופה נוציא החוצה - ואף נפטר אם צריך - את כל מה שמיותר, מכשיל ומעכב בעסק. אז איך עושים ביעור חמץ בעסק? הנה כמה רעיונות.

אם יש לכם אתר או אפליקציה או שאתם מריצים קמפיינים של מודעות במנועי חיפוש ובמדיה החברתית, ביעור חמץ עסקי הוא הזדמנות מצוינת לבצע סקירה מקיפה של כל המסכים והאינטראקציות של המשתמשים ברחבי הממשק, לאתר ולתקן באגים ולחדד מסרים עמומים.

הריצו בדיקות על גבי מכשירים ודפדפנים שונים, בדקו את הלוג של השרת או השתמשו בכלי ניטור כמו Sentry או Bugsnag. עקבו אחרי הנעשה בנכסי המדיה החברתית שלכם באמצעות כלים כמו Hootsuite, Buffer או Sprout Social כדי לעקוב אחר שגיאות חריגות. בצעו בדיקות מהירות באמצעות GTMETRIX כדי לגלות עיכובים פוטנציאליים בטעינה ועקבו אחר השלבים שהוא מציע כדי לצמצם את העומס על השרת.

לאחר שזיהיתם באג, השלב הבא הוא לשחזר אותו ולקבל הבנה טובה יותר של מה גורם לו וכיצד ניתן לתקן אותו. הפתרון עשוי להיות כרוך בשינוי הקוד, עדכון תוספים, או ביצוע שינויים בתצורת השרת. נתחו את הקוד באמצעות כלים כמו GitHub או GitLab, שיאפשרו לכם לעקוב אחר שינויים ולזהות בעיות, והיעזרו ב-ChatGPT כדי לכתוב סקריפטים שיתנו מענה לבעיות שתמצאו.

ברמת התוכן, ודאו שהמיקרוקופי שלכם ברור, תמציתי ועקבי, וראו אם יש באפשרותכם לקצר תהליכים ולהקל על ביצוע פעולות. האגדה מספרת על שינוי של כפתור קטן שהגדיל את ההכנסות השנתיות של אתר מסחרי ב-300 מיליון דולר. הערך שיכול לצאת משינוי כזה הוא עצום, אם רק תגדילו להבין מה הקהל שלכם באמת רוצה וצריך.

לאחר שביצעתם את התיקונים, חשוב לבדוק אותם ביסודיות במכשירים ובדפדפנים שונים כדי לוודא שהם פועלים כמצופה ורק לאחר מכן להציע למשתמשים את הגרסה החדשה. בשלב הבא, תרצו להישאר עירניים לפניות מלקוחות ואזכורי מותג ברשתות כדי שתוכלו לטפל במהירות בכל בעיה שעשויה לצוץ בעקבות העדכון.

שימו לב מה העובדים שלכם עושים. במה הם עסוקים? האם הם עושים עבודה שהיתה יכולה להיעשות על ידי מכונות? האם הם מבזבזים זמן על פעולות שלא באמת נחוצות? האם הם עומדים ביעדים שלהם? זה הזמן לברר מה באמת קורה בעסק שלכם, לחדד נהלים ולבצע שינויים אופרטיביים שיטיבו עם העסק שלכם.

לדוגמא, בשיא מגפת הקורונה, כשמרבית העובדים ישבו בבית מול הזום, שלח מנכ"ל פייבר הודעה לכלל העובדים בה ביקש מהם שלא להגיע לפגישות בהן הם מרגישים לא נחוצים. ההחלטה התבססה על ההבנה שפגישות זום אינן אפקטיביות כמו עבודה משותפת פנים אל פנים, וישיבות שהתנהלו דרך קבע לפני המגיפה כבר לא מניבות את אותן תוצאות כשהן מתנהלות באונליין; ככל שיש יותר משתתפים בפגישה, כך היכולת לנהל דיון אפקטיבי יורדת; ישיבות ארוכות בזום מתישות את העובדים ומוציאות אותם מפוקוס; כשמשווים את יחס העלות-תועלת של פגישות כאלה, המסקנה המתבקשת היא שכמה שפחות אנשים יותר טוב, אבל העובדים שלא ידעו את זה הרגישו מחויבים להגיע בכל זאת. הודעת המנכ"ל אישררה את מה שכולם הרגישו בסתר, וסייעה לחברה לצלוח את התקופה המאתגרת.

שינויים פנים ארגוניים כמו ניוד עובדים בין משרות עשוים להיטיב עם העסק, במיוחד בתקופות של שפל כלכלי בהן סדר העדיפויות עומד למבחן.

העריכו את מצבת התפקידים בארגון ובחנו מיהם בעלי הסמכות בארגון? האם אתם סומכים עליהם בעיניים עצומות? האם הם כורעים תחת עומס? האם ניתן היה להאציל חלק מהסמכויות שלהם לעובדים אחרים, והאם יש עובדים שתוספת סמכות כזו תיטיב איתם ותשפר את המוטיבציה שלהם? האם יש אנשים שהיו יכולים לעשות יותר או לבצע תפקידים אחרים על מנת למקסם את הערך והכישורים שלהם? האם יש כימיה בין העובדים? האם המנהלים עושים עבודה טובה? האם יש כשרונות חבויים בעסק שעדיין לא באו לידי ביטוי?

לא חסרים היום כלים למדידת היעילות של כל עובד ויחידה בעסק, אולם לצד הדאטה קיימים הרבה נעלמים שרק סקירה מקיפה של מי שמכיר את העסק מקרוב תוכל לאתר. ככל שתעמיקו בשאלות שלכם כך תוכלו להפיק תובנות טובות יותר ולנצל באופן מירבי את כוח האדם העומד לרשותכם.

א-ב בהתנהלות כלכלית זה לדעת למי אתם משלמים ועל מה. הביטו ברשימת ההוצאות העסקיות, הוראות הקבע, התשלומים, ההלוואות והריביות ובחנו כל שורה לגופה.

האם אתם משלמים עבור שירותים שאינכם משתמשים בהם? לדוגמא, הכרתי חברה ששילמה לגוגל על חשבונות מייל של עובדים, גם שנתיים אחרי שהם עזבו את החברה, פשוט כי אף אחד לא טרח לבדוק אילו מהכתובות עדיין פעילות ואילו סתם שותות כסף מהקופה.

כשהשימוש בפלטפורמות דיגיטליות הולך וגדל וכל משתמש במערכת מוסיף להוצאות החברה, רצוי מאוד לבדוק על מה בעצם אתם משלמים, כמה אנשים בפועל צריכים גישה, ולעדכן את התשלום בהתאם. הצעד הזה לבדו עשוי לחסוך לכם כמה עשרות דולרים בחודש לכל עובד.

באופן דומה, חבילות ביטוח לעובדים, הוצאות תקשורת, שירותי בנקאות, תחבורה וחניה, ארוחות לעובדים ועוד המון תשלומים שוטפים עשויים להיחתך משמעותית כאשר תעשו בדק בית, תשוו בין ספקים, ותמצאו את האלטרנטיבות שהכי מועילות לארגון שלכם.

בנוסף, תוכלו לבדוק האם מחלקות מסוימות חורגות מהתקציב שלהן ואם כן, האם זה מוצדק? האם אפשר היה לנייד את התקציבים בצורה יותר אפקטיבית בין המחלקות? האם אתם מרוצים מהמחירים של הספקים שהחברה עובדת איתם, והאם קיימות אלטרנטיבות טובות יותר? האם ניתן לתגמל עובדים על חיסכון בהוצאות החברה או על סגירת עסקאות המשרתות את האינטרסים של החברה? כל אלה יסייעו לכם לחתוך בהוצאות החברה ולשמור על יעילות גבוהה יותר בתוך הארגון.

בדומה לפירורי חמץ שמצטברים בפינות המשרד במהלך השנה, גם הסמארטפונים, המחשבים וחשבונות האחסון בענן צוברים פירורים: שאריות מאפליקציות שהסרנו, קבצים זמניים, טיוטות של מסמכים שנשלחו לנו בחמש גרסאות שונות, מצגות מכנסים שביקרנו בהם לפני חצי שנה, ערימות של גיפים וברכות שנה טובה ועוד מיליון קבצים שאף אחד לא באמת צריך תופסים לכם מקום באחסון ומכבידים על המערכת. ניקוי האביב הוא הזדמנות מצוינת לעשות סדר גם בתיקיות של הארגון ולהיפטר מכל מה שאינו נחוץ.

כשמדובר בעסקים, ביעור חמץ יכול להיות הרבה יותר מאקט סימבולי. זו הזדמנות לצלול לתהליך של חקירה פנימית, זיקוק, דיוק, כוונון וסנכרון של כל הגורמים הפועלים בעסק ולהציב רף חדש של מצוינות שישרת טוב יותר את מטרות הארגון. כמובן שלא כל השינויים שתטמיעו יחזיקו מים, חלקם ייעלמו בשטף העבודה ועם הזמן המשמעת תתרופף. למרבה המזל, פסח יהיה כאן כל שנה כדי להזכיר לנו את התהליך החשוב הזה.