ניהול עובדים הוא תורה בפני עצמה. בעל עסק שמעסיק עובדים, מעבר להיותו מפרנס, מתפקד על תקן פסיכולוג, מוטיבייטור ומנהיג, ולעתים אפילו על תקן תחליף חבר או דמות הורית. לתוך האתגרים המובנים בניהול עובדים, נכנסו אתגרי המלחמה והפכו את הסיטואציה למורכבת עוד יותר. יוסי לוי, יועץ אסטרטגי ועסקי, מעניק כמה תובנות וטיפים פרקטיים לניהול עובדים בזמן המשבר העסקי שכפתה עלינו המלחמה.
1. גלו הבנה וסובלנות יתרה
חשוב להתעניין במצב האישי של העובדים. כל עובד ועובדת מתמודדים עם המצב בצורה אחרת. רף החרדה והפאניקה משתנה מאדם לאדם, וחשוב שהעובד יבין שמה שלא יהיה, מקום העבודה הוא סוג של בית עבורו. מחקרים מראים שעובד או עובדת שמרגישים איכפתיות ודאגה מצד המעסיק ישקיעו יותר בעבודתם, יישארו יותר זמן בתפקידם, ובאופן כללי יהיו מסורים יותר למעביד.
כל זה לא דורש הרבה מהמעסיק. התעניינות בשלומם של העובדים, שליחת פינוקים למשפחות עובדים שגויסו למילואים, או פשוט הבעת סובלנות כלפי איחורים או חיסורים, בגבול הטעם הטוב כמובן, יכולים להעניק לעובדים תחושת ביטחון, וכולנו יודעים כמה זה חשוב בימינו. אם האיחורים והחיסורים מתרבים כדאי לעשות שיחה עם העובד ולברר האם יש מצוקה שזקוקה למענה. במידת הצורך ניתן להפנות את העובד/ת לייעוץ מקצועי.
2. שקפו את המציאות לעובדים
אלה לא זמנים רגילים ולצד התמיכה הרגשית בעובדים, חשוב גם להבהיר להם מה הצרכים של העסק ומה נדרש מהם כדי לשנס מתניים ולתת יותר מאשר בימי שגרה. חשוב למצוא את האיזון בין צרכי המעביד לבין העובד, בדגש על הצבת גבולות בריאים ושיקוף הקשיים שבעל העסק עובר. זה אולי ברור מאליו אבל חשוב בכל זאת להבהיר שמדובר באחריות משותפת. כשכולנו "באותה סירה", עלינו להירתם ולפעול יחד לטובת החברה והפרנסה של כלל העובדים, שכן ירידה מתמשכת בהכנסות וברווחים עלולה לפגוע בשרידות החברה וכתוצאה מכך גם בעובדים עצמם.
3. שמרו על השגרה
אמנם לא מדובר בימים רגילים אבל חשוב שהעסק ייצור שגרת עבודה ככל הניתן. כאן למשל עולה החשיבות של קיום ישיבות צוות תקופתיות. זאת ההזדמנות של בעלי העסק להחדיר בעובדים את הערכים וחזון החברה. דווקא בימים אלה חשוב להבהיר, בעיקר לעובדים החדשים אבל גם לוותיקים שאולי נשחקים עקב השגרה ונדרשים לריענון, מה ערכי הליבה של הארגון ומה ה-DNA הארגוני שלו. אין פרטיקה טובה יותר להשריש את ערכי הליבה מאשר קיום שגרת עבודה, בדגש על ישיבות קבועות, הן אחד על אחד והן בישיבות צוות.
4. כל מילה רגישה
נרצה או לא נרצה, בימים אלה האמוציות משחקות תפקיד. כולנו, עובדים ומנהלים כאחד, נסערים ורגישים מהרגיל, המחשבות נודדות למקומות אחרים, הריכוז לא בשיאו ועקב כך הסיכוי לטעויות עולה. בזמן זה יש חשיבות גדולה לאופן בו מועברת הביקורת, גם ברמת המלל וגם בטון ובווליום שהדברים נאמרים. אפשר במשפט אחד שלא במקום להרוס יחסים שנבנו עם העובד במשך חצי שנה. דברים שנאמרים באופן מסויים יכולים לפגוע ביחסי אמון שנבנו במאמץ רב. לכן, עצה לבוסים ומנהלים: אם יש לכם משהו ארסי לומר לעובד, עצרו רגע ושקלו את המילים שלכם בקפידה. אפילו משפט שהיה מתקבל בהבנה בשגרה עלול לגרום לעובד לקרוס רגשית ואף להתמרד. זכרו שאתם תלויים בעובדים לא פחות משהם תלויים בכם, וקחו זאת בחשבון כשאתם מעבירים עליהם ביקורת.
5. עודדו התגייסות כללית למען העסק
בדומה להתגייסות למאמץ המלחמתי או להתנדבות האדירה במגזר האזרחי, גם העובדים צריכים להבין שזה זמן להתגייסות למען העסק. בזמנים כאלה, כשחלק מהעובדים חסרים בגלל מילואים וסיבות אחרות, מי שכן עובד נאלץ חייב לקחת על עצמו משימות של העובדים החסרים ולתת יותר מ-100 אחוז כדי שהחברה תשרוד. חשוב להבהיר לעובדים כי עבודתם אינה משמשת רק לגריפת רווחים עבור בעל העסק אלא תורמת להתפתחותם האישית ולהגשמתם העצמית וכמובן לפרנסת בני משפחתם. זה הזמן לעודד חשיבה יצירתית ולתת לעובדים תחושה שהם משמעותיים לעסק ולמטרה המשותפת.
6. חפשו דרכים להתייעל
תקופה משברית מעין זאת דורשת התייעלות מירבית ואיגום משאבים. לפני שהולכים על הפתרון ה"קל" של קיצוצים ופיטורים, יש לבחון איך אפשר לייעל את הצוות ולהוציא ממנו יותר, למשל על ידי ריענון וניוד לקוחות בין העובדים; הדרכות והשתלמויות נקודתיות כדי לשפר את כישורי וארגז הכלים של העובדים; אימוץ טכנולוגיות חדשות; עידוד מעגלי עבודה משותפים ולמידה; מתן אפשרות לכל עובד לבטא את יתרונותיו וכישרונותיו; עידוד לקיחת אחריות והגדלת ראש וכן הלאה. זאת לצד פתרונות נקודתיים נוספים, כגון מתן ימי חופשה במקום חל"ת גורף, וכלים ארגוניים נוספים טרם פרידה סופית מהעובדים.
7. תגידו שלום לכל מי שלא משרת את טובת העסק
זה לא נעים לפטר עובדים, בטח בזמן מלחמה ומשבר כשבשוק יש תנאי אי ודאות, אבל לפעמים, כדי שעסק ישאר בחיים, אין ברירה. פסקה זאת עלולה לסתור את אלה שלפניה אבל לא כך הם הדברים, מה לעשות שהמציאות אכן מורכבת ודורשת במקרים מסויימים צעדים דרסטיים, כדי לשמור על העסק. תקופה שכזאת היא הזדמנות לבדוק נחיצות של כל עובד, אם כל אחד תורם את חלקו ונותן את ההוצאה שלו ויעילים. זה זמן להדק חגורה כדי לעצור דימום של העסק. כמובן לא לפטר כשאין צורך בכך, צריך אבל כן לבצע התייעלות ברמה הבסיסית.
יוסי לוי הוא יועץ עסקי ואסטרטגי ומנטור שיווקי