איך להוציא את המקסימום מהנתונים שלכם ב-Google Sheets

למי שלא מכיר, Google Sheets היא תוכנה גמישה וידידותית המציעה מגוון תכונות חדשניות לניהול גיליונות אלקטרוניים. בין היתר, היא מאפשרת למשתמשים לעבוד יחד במקביל מכל מכשיר, לשתף נתונים ולנתח אותם תוך כדי עבודה עם תבניות הניתנות להתאמה אישית.

למרות שמדובר באחת התוכנות הכי ורסטיליות בשוק, הכרתי המון אנשים שחושבים שהם יודעים להשתמש בה, אבל לא מכירים את התכונות הכי שוות שלה. לשם כך הפשלתי שרוולים וצללתי לעומק התפריטים, האייקונים והנוסחאות. רציתי ליצור את המדריך המלא לגוגל שיטס אבל מהר מאוד גיליתי שכתבה אחת לא תספיק וכדי לכסות את כל הטוב הזה תידרש סדרה של כתבות. אז כדי לעשות סדר, הפעם אני רוצה להתמקד בעניין הנתונים.

לפני הכל חשוב לציין שחברות בקנה מידה גדול יותר, ייתכן שיעדיפו פתרון CRM שיכסה את כל התרחישים ויתן אפשרויות מתקדמות יותר לניהול דאטה ממה שגוגל שיטס מציעה. ואולם, מערכת כזו עלולה להיות מורכבת מדי ואף יקרה מאוד עבור עסק קטן או בינוני. בעוד מערכות אלטרנטיביות כמו ASANA ו-MONDAY מספקות וורקפלו יעיל לחלק מהמשימות והתהליכים בעסק, הן לא מחליפות את הגיליון האלקטרוני, שהוא הרבה יותר גמיש ומאפשר לעשות הרבה מעבר לזה. בקיצור, אם יש לכם עסק לא גדול ואתם מעוניינים לנהל את מערך הנתונים שלכם בצורה יעילה בלי לשבור את הכיס, סיכוי טוב שתמצאו את מה שאתם מחפשים בגוגל שיטס.

בעוד ש-Microsoft Excel היא חלוצה עולמית בתחום הגיליונות האלקטרוניים, ל-Google Sheets יש מספר יתרונות על פניה. ראשית, כמו שאר כלי Google Workspace, גם Google Sheets נגישה בחינם לכל מי שיש לו חשבון Google, והיא פועלת במגוון מכשירים במקביל מבלי לדרוש רישיון תוכנה.
שנית, ל-Google Sheets יש אפשרויות שיתוף נוחות המאפשרות למספר משתמשים לערוך גיליונות אלקטרוניים בו-זמנית, ולקבל התראות בזמן אמת על שינויים שאחרים עושים בקבצים שלהם.

התוכנה תומכת במגוון פורמטים של קבצים, כולל Excel, PDF, CSV ו-HTML, מה שמקל על העבודה עם נתונים ממקורות שונים, למשל תדפיס עו"ש מהבנק או מפות XML של האתר שלכם.

לבסוף, ל-Google Sheets יש מגוון רחב של תוספים ושירותי צד ג' שניתן להתקין כדי להקים ולנהל מאגרי מידע חכמים ואפילו לבנות אפליקציות. אם לא מצאתם תוסף מתאים, תמיד תוכלו להשתמש ב-
אז בלי הקדמות מיותרות, הנה כמה תכונות ייחודיות שיסייעו לכם להוציא את המקסימום מהנתונים שלכם ב- Google Sheets.

Google Sheets מציעה מערך של אפשרויות עיצוב המשתנות בהתאמה לנתונים בגיליון שלכם. למשל, בדוגמא שלמטה בחרתי סקאלה של גוונים, מלבן עד ירוק כהה, והחלתי כלל שאומר שככל שהמספר גבוה יותר, כך גוון התא שלו יהיה בהיר יותר. במיוחד כשמדובר בגיליונות עם הרבה נתונים ומשתנים, האופציה הזאת הופכת את הכל להרבה יותר ויזואלי ומקלה על מציאת מידע ספציפי בתוך הגיליון שלכם. במקרה הזה, עמודה עם הרבה תאים כהים פירושה שהנכס המדובר משתלם לרכישה, בעוד שעמודה עם הרבה תאים בהירים פירושה שלנכס יש עלויות גבוהות וההחזר על ההשקעה נמוך ביחס לנכסים האחרים.

עוד תכונה מאוד שימושית בגוגל שיטס היא אימות נתונים, המאפשר ליצור רשימות של פריטים לבחירה בתוך הטבלאות שלכם, כך שבמקום להקליד נתונים ישירות, משתמשים יוכלו לבחור אותם מתוך רשימה של אופציות שיצרנו. אם יש לכם קבצים שצריך להתעדכן על בסיס יומיומי כמו תיקי לקוח מעקב אחר משימות, שימוש באימות נתונים יכול לחסוך זמן לעובדים ולהפוך את עבודתם לקלה יותר.

למשל, בדוגמא הבאה יצרתי רשימת ימים בעמודה G, והחלתי אימות נתונים על התא E1. לחיצה על התא פותחת את התפריט והמשתמשים יכולים לבחור בכל אחת מהאופציות במקום להקליד אותן שוב ושוב. בנוסף הגדרתי אפשרות להוסיף קלט ידני למקרים בהם התפריט לא מכיל את האופציה הרצויה.

הכלי Explore, שנמצא בתוך Google Sheets מספק למשתמשים תובנות והצעות על סמך הנתונים שלהם. למשל, באותו גיליון שהשווה בין נכסים שונים להשקעה, לחיצה של אקספלור חשפה גרף המתאר באילו ערים ההחזר החודשי על המשכנתא יהיה הנמוך ביותר.

בעצם, אם עד היום היינו צריכים להנדס בעצמנו את הגרפים כדי להגיע לתובנות חשובות אודות הנתונים שלנו, אקספלור חוסך חלק גדול מהטירחה בכך שהוא מנחש אילו תובנות עשויות לעניין אותנו ומנגיש לנו אותן באופן אוטומטי.

כמובן שלא כל התובנות בכלל מעניינות או רלוונטיות, למשל, אחד הגרפים שאקספלור הציע בקובץ המדובר הוא השוואה בין מספר החדרים בנכס לבין גודלו במ"ר. גרף כזה יהיה פחות שימושי כי הוא מעיד על הברור מאליו. לעומת זאת, גרף שמתאר את ה-ROI בנכסים השונים עשוי להיות מועיל מאוד כשבוחנים איזה נכס לקנות. ברגע שמצאתם תובנה שמעניינת אתכם, תוכלו להוסיף את הגרף שמציג אותה ישירות לגיליון שלכם בלחיצת כפתור, וכל המידע כבר יהיה בפנים, גם כאשר הנתונים יתעדכנו.

לא מצאתם תובנות מעניינות? כאן נכנסות לתמונה יכולות הבינה המלאכותית של גוגל שיטס, שמאפשרות לכם לכתוב במילים שלכם מה אתם צריכים, והיא תשלוף עבורכם את המידע או התובנה שאתם מחפשים. תכונה נוספת שתושק בקרוב גם בישראל היא Help me organize, המאפשרת לבקש מ-Sheets AI לארגן את המידע באיזו דרך שתבחרו, מבלי לשנות שום דבר באופן ידני. תכונה זו מופצת בהדרגה ברחבי העולם וצפויה להגיע גם לישראל בעתיד הקרוב.

הצ'יפים החכמים של גוגל מאפשרים לשלוף פיסות מידע ששמורות ברחבי הוורקספייס הישר לתוך המסמך שלכם. זה יכול להיות אנשי קשר ששמורים לכם בג'ימייל או באנדרואיד, מסמכים ששמרתם בדרייב, קבצים ששותפו איתכם ב-Docs, תאריכים ואירועים שהוספתם ל-Google Calendar, או מיקומים גיאוגרפיים ב- Google Maps.

כל צ'יפ חכם שתכניסו יכיל את המטא דאטה של הפריט, אייקון שמעיד על סוג הצ'יפ, וקישור לפתיחת הפריט בכרטיסיה חדשה. אם למשל אתם יוצרים גיליון של מוזמנים לאירוע, ואתם רוצים לכלול בו את כתובות המייל של המוזמנים, תוכלו להשתמש בצ'יפים החכמים וכך לאפשר לצוות שלכם גישה נוחה למידע נוסף על כל אחד מהמוזמנים.

כדי להוסיף צ'יפים חכמים, הקלידו @ והוסיפו את הצ'יפ הרצוי, ממש כמו שהייתם מתייגים חבר בסושיאל, או לחלופין נווטו להוספה -> צ'יפים חכמים, ובחרו בסוג הצ'יפ הרצוי.

עם אימות נתונים משמש בעיקר לצרכים הפנימיים של הארגון, השילוב עם Google Forms מאפשר לאסוף נתונים גם מבחוץ וגם ממי שלא מורשה לצפות ולערוך את הקובץ. אפשר להשתמש בטפסים כדי לאסוף נתונים מעובדים, לקוחות ומתעניינים באמצעות שאלונים, חידונים וסקרים, ולקבל את כל התשובות לקובץ שיטס אחד, שם תוכלו לסנן, למיין, לנתח ולהפיק תובנות ויזואליות מהמידע שהתקבל.

מעבר לתכונות הסטנדרטיות, ניתן לשלב את Google Sheets עם מגוון יישומי צד ג' שיעזרו לייעל תהליכים ולשפר את הפרודוקטיביות. שלושה כלים חיצוניים פופולריים שניתן לשלב עם Google Sheets הם:

Zapier - עוזר למשתמשים לבצע אוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן, להשתלב עם אפליקציות שונות וליצור זרימות עבודה מותאמות אישית. הוא מסייע לחבר בין גוגל שיטס לאינספור מערכות אחרות, בין בין אם זה מערכות ניהול תוכן כמו וורדפרס ושופיפיי או מערכות תשלומים כמו פייפאל וסטרייפ. למשל, תוכלו ליצור אינטגרציה שאומרת שבכל פעם שתתקבל פניה מהאתר, פרטי הפניה יועברו אוטומטית לגוגל שיטס להמשך מעקב, ובכל פעם שתשלחו ללקוח הודעה שפנייתו טופלה, המידע הזה יתעדכן גם הוא בגיליון הנתונים.

Glide - כלי גאוני שאני לא מבינה איך אנשים לא מסתערים עליו. גלייד מאפשר למשתמשים ליצור אפליקציות מותאמות אישית המבוססות על גיליונות הנתונים שלכם, מבלי לכתוב שורה אחת של קוד. כך, בהשקעה אפסית עד מינימלית ובאמצעות ממשק משתמש פשוט, תוכלו לבנות אפליקציות פשוטות ולהציע אותן לקהל הלקוחות שלכם כדי להקל עליהם בביצוע פעולות שונות, גם אם יש לכם אפס ידע בתכנות.

ChatGPT - מגוון תוספים לגוגל שיטס מאפשרים למשתמשים לייבא את התכונות המדהימות של ChatGPT הישר לגיליונות הנתונים שלהם. התוכנה משתמשת בדגמי ה-NLP הגדולים ביותר של OpenAI GPT-4 יכול גם לעזור באוטומציה, ולהפוך נתונים לתובנות שימושיות. בעזרת פרומפטים, תוכלו למלא גיליונות שלמים של מידע ולייצר תוכן לחודשים קדימה, כולל למשל:

• רשימת מילות מפתח לאתר שלכם
• רשימת כותרות למאמרים הנושאות את אותן מילות מפתח
• כותרות ותיאורי מטא של המאמרים לצרכי SEO
• תוכן המאמרים, בנוי על פי כללי SEO

כמובן שאי אפשר לדבר על כל זה בלי לשים דיסקליימר ענק שאומר: לא על ה-CHATGPT לבדו ייבנה הבלוג שלכם. עם זאת, כשמרבית התהליכים בעסק הופכים לאוטומטיים, מדובר בחיסכון זמן משמעותי מאוד שיאפשר לכם להתמקד בעריכת התוכן כך שיתאים בול לצרכים שלכם.

ל-Google Sheets יש ספרייה עצומה של פונקציות שניתן להשתמש בהן כדי לייעל את העבודה ולפשט משימות מורכבות. פונקציות עובדות בדומה לנוסחאות Excel, ומשתמשים יכולים להזין אותן כדי לבצע פעולות מתמטיות, לוגיות, סטטיסטיות וטקסטואליות שיתעדכנו באופן אוטומטי גם כאשר הנתונים משתנים. ניתן להשתמש בפונקציות אלה כדי להפוך משימות שחוזרות על עצמן לאוטומטיות, כמו מיון וסינון נתונים. כיוון שקצרה היריעה, את השאלה איך בונים פונקציות ומה אפשר לעשות איתן נצטרך להשאיר לכתבת המשך. בנתיים, הנה רשימה (חלקית מאוד) של עשרת הפונקציות הכי שימושיות שמציעה גוגל שיטס:

• SUM משמשת לחיבור ערכים בטווח נבחר של תאים
• AVERAGE מחשבת את הממוצע של טווח תאים.
• VLOOKUP עוזרת למשתמשים להחזיר את הערך של תא אחד על סמך תא אחר באותה שורה.
• IF מאפשרת למשתמשים ליצור הצהרות מותנות על סמך הנתונים בטווח שנבחר.
• SUMIFS מסייעת למשתמשים לחשב את הסכום של טווח תאים על סמך קריטריונים ספציפיים.
• UNIQUE מסנן נתונים המציג רק מופעים ייחודיים של נתונים כדי למנוע כפילויות.
• FILTER מאפשרת למשתמשים לחלץ נתונים ספציפיים מטבלה על סמך קריטריונים ספציפיים.
• IMPORTRANGE מאפשרת לייבא נתונים מגיליון אחד לאחר, נהדר עבור פרויקטים עם גיליונות מרובים.
• QUERY מאפשרת לחלץ נתונים ספציפיים ממערכי נתונים גדולים. אפשר לציין איזה מידע לחלץ ממערך הנתונים ולהציג רק את הנתונים האלה.
• PROPER מאפשרת להמיר במהירות את כל הטקסט לאותיות קטנות או גדולות, לפלט נתונים אחיד יותר.

לסיכום, גוגל שיטס הוא כלי רב תכליתי להפליא שיכול לעזור לכם לשדרג את מערך ניהול הנתונים שלכם, לשפר את זרימת העבודה והפרודוקטיביות. עם זאת, כדי באמת להוציא ממנו את המקסימום נדרשת עקומת למידה מסוימת והיא זו שתעשה את ההבדל בין ביצועים בינוניים באפליקציה לביצועים מעולים. בין אם אתם מתעסקים בשיווק ותוכן, מחקר, פיננסים, או קמעונאות, הבנת היכולות של גוגל שיטס תוסיף רבות לסל הכלים שלכם ותסייע לכם לדייק את העבודה שלכם.